Muuttuva maailma ympärillämme pakottaa myös organisaatiot muotoutumaan uudelleen. Puhdas johtajalähtöinen ajattelu ei ole enää tehokkain mahdollinen vaihtoehto kaikilla aloilla. Tällä tarkoitetaan siis yhtä johtajaa yhtä suurempaa yksikköä kohden, jossa jokainen työntekijä toteuttaa omaa tehtäväänsä itsenäisesti, ja jossa jokainen työntekijä on yksin vastuussa työstään kyseiselle esimiehelle. Hieman modernimpi tapa on muodostaa erityyppisiä tiimejä, jotka toteuttavat yhdessä projekteja ja näissä tiimeissä tiimin jäsenet ovat vastuussa ensisijaisesti toisilleen omasta työstään ja tiimi yhdessä vastaa taas lopputuloksesta seuraavalle portaalle. Tiimien monitaitoisuus auttaa laadun parantamisessa, sillä parhaimmillaan tiimit ylittävät organisaation tai ammattitaitojen rajat yhdistäen tekijöitä monelta eri sektorilta. Näin voidaan luoda nopeasti ja itsenäisesti ratkaisuja, jotka vaikuttavat merkittävästi tuloksen muodostumiseen. Tiimin jäsenten monialainen osaaminen siis täydentää toinen toistaan.
Tiimiyttämisen yksi päätavoitteista on luoda tiimin jäsenten välille hyvä ja avoin ympäristö, jossa on mahdollisuus oppia uutta ja saavuttaa asetetut tavoitteet hyvässä hengessä. Yksi tärkeimpiä seikkoja tiimin muodostumisessa onkin huomioida, kuinka tiimin jäsenet osaavat pelata yhdessä. Yksi suurin erottava, mutta samalla myös sitova tekijä on keskustelutavat ja palautteenantotapojen merkitys. On hyödynnettävä tunneälyä, jotta viesti saadaan vietyä perille oikein. Väärässä mielentilassa annettu palaute kääntyy vain palautteen antajaa vastaan tai vie huomion itse sanoman sisällöstä.
Tärkeää on muistaa antaa suoraa ja rehellistä palautetta, mutta ilman henkilöön menevää kommentointia. Esimerkiksi on hyvä muistaa puhua asioista minä-muodossa, esimerkiksi ”Minä olen sitä mieltä, että…” tai ”Minun mielestäni toimit hyvin tässä asiassa.” Etenkin negatiivinen palaute on hyvä antaa aina minä-muodossa, ei koskaan sinä-muotoisena. Tällöin palautteen vastaanottaja saattaa helposti alkaa puolustautua ja ottaa palautteen liian henkilökohtaisesti. Hyvänä mallina toimii niin sanottu hampurilaismalli. Yhtä negatiivista asiaa kohden on aina hyvä muistaa antaa myönteistä palautetta kaksin verroin, esimerkiksi näin: ”Minusta toimit hienosti keksiessäsi uuden lähestymistavan tässä asiassa, mutta toteutuksessa olisin kaivannut hieman tarkempaa paneutumista asiaan. Sen sijaan loppuraportti oli hienosti toteutettu.” Näin palaute on helpompi vastaanottaa.
Havainnoiminen on myös hyvä tapa antaa palautetta toiselle tiimin jäsenelle. Näin palaute saa hieman kohteliaamman ja helpommin lähestyttävän muodon, kuin suoraan sanominen. Esimerkiksi silmiin katsomisesta voisi sanoa kahdella täysin eri tavalla, kuten ”Et katso koskaan minua silmiin, kun puhut, et taida pitää minusta” tai ”Olen havainnut sinun katsovan usein muualle, kun keskustelemme, onko siihen jokin syy?” Näin palautteen vastaanottajaan saadaan helpommin kontakti ja palaute saadaan vietyä perille ilman suurempia konfliktin mahdollisuuksia. Tästä voimme siis päätellä, että turhat olettamukset on hyvä jättää keskustelusta pois. Yksikään tiimin jäsen ei ole ajatusten lukija, joten ainoa tapa saada tietää, mitä toisen tiimin jäsenen pään sisällä liikkuu, on yksinkertaisesti kysyä. Näin keskustelu pysyy avoimena ja jokainen voi kokea olevansa vapaita puhumaan milloin vain ilman pelkoa tuomituksi tulemisesta, ja kaikilla on mahdollisuus kehittyä työntekijänä rehellisen ja avoimen keskustelun myötä.
Kuinka tiimit sitten muodostuvat? Ensimmäisessä vaihe voidaan nähdä olevan vain satunnainen joukko ihmisiä, kuten yksi organisaatio. Tiimin tunnusmerkit eivät vielä täyty, sillä tekijöillä ei ole mitään yhteistä. Tämän joukon keskuudesta voidaan erotella joitain klikkejä, eli erilaisia ystävyyssuhteita, niin sanottuja lounaspöytäkavereita. Tämä toinen vaihe, klikit, saa helposti aikaan huonoa energiaa työyhteisön sisälle. Tässä muodossaan työntekijät eivät vielä työskentele yhteen, sillä heillä ei ole yhteisiä tavoitteita tai tarve työskennellä toisilleen. Palautteenanto ei yleensä tapahdu suoraan, vaan epäsuorasti selän takana puhuen ja huhupuheena ja juoruina.
Klikeistä ja niiden kielteisestä ilmapiiristä päästyä, voidaan alkaa puhua ryhmästä. Myönteisen palautteenannon ja myönteisen asenteen lisäännyttyä on ryhmällä mahdollisuus muodostua. Esimiestä ei koeta enää kaukaiseksi tekijäksi, vaan tämä aletaan kokea osaksi ryhmää, lähinnä tukijan muodossa. Ryhmäytymisen jälkeen voidaan alkaa jo hiljalleen puhua tiimeistä. Ryhmä on kehittynyt jo sille tasolle, jossa voidaan jo puhua avoimesta palautteenannosta, myönteisestä ilmapiiristä ja kanssatyöntekijöiden tukemisesta. Tyypillisesti tiimivaiheessa myös ymmärretään asiakkaan merkitys ja löydetään yhteinen sävel ja tavoitteet. Johtaja on vähäpätöisemmässä asemassa ja tiimi löytää itseohjautuvuuden.
Varsinaisen tiimin muodostuttua voidaan tiimiä vielä kehittää ja lopulta tiimi voi päätyä tilaan, jota voidaan kutsua huipputiimiksi. Huipputiimi on itseohjautuva ja kykenevä kehittymään oman tiimin jäsenten tuen avulla. Jokainen tiimin jäsen kokee täysin kuuluvansa tiimiin ja jokainen ymmärtää vastuunsa, tuloksen ja tavoitteen merkitykset.
